Xây dựng thực đơn Catering – 5 điều có thể bạn chưa biết 

Thực đơn catering là gì?

Thực đơn catering là danh sách các món ăn và thức uống mà đơn vị catering hoặc nhà hàng sẽ cung cấp cho sự kiện hoặc bữa tiệc cụ thể. Nội dung thực đơn này tương tự thực đơn phục vụ tại chỗ, theo danh sách món mà nhà hàng, quán ăn, tiệm bánh… đang bán.

Với tiệc mặn thường bao gồm các lựa chọn về món khai vị, món chính, món tráng miệng, thức uống; tiệc ngọt, tiệc trà gồm bánh mặn, bánh ngọt, trái cây, nước uống.

Tuy nhiên, vì catering là hình thức tiệc tận nơi, phục vụ tại địa điểm khách hàng lựa chọn, vì vậy thực đơn catering có thể bao gồm các dịch vụ đi kèm khác như công cụ, dụng cụ dùng tiệc; bàn, ghế; thiết kế, trang trí không gian, nhân sự phục vụ… Các yếu tố về định lượng, giá, thời gian phục vụ… có sự thay đổi nhất định so với thực đơn tại chỗ.

1. Thực đơn gồm 60% món sẵn có, 40% món mới (hoặc 80% - 20%)

Về bản chất, Catering vẫn là hình thức phục vụ các món ăn, thức uống chất lượng nhất đến khách hàng. Vì vậy, khi chuyển đổi hoặc bổ sung hình thức này vào mô hình kinh doanh, các đơn vị nhà hàng, bếp ăn, tiệm bánh có thể bắt đầu với thực đơn sẵn có, theo tỷ lệ 60% - 40% hoặc 80% - 20%, trong đó các món sẵn có trong thực đơn chiếm đa số.

Tỷ lệ này là con số an toàn với những đơn vị mới bắt đầu chuyển đổi. Bởi việc chọn 60 hoặc 80% món ăn sẵn có giúp đảm bảo tính ổn định và hiệu suất trong quá trình chuẩn bị và hoàn thiện đơn tiệc. Các món ăn ấy được đầu bếp thực hiện nhiều lần, phục vụ nhiều thực khách với những quy trình nấu nướng, vận hành quen thuộc, giúp đơn vị kiểm soát tốt rủi ro và đảm bảo chất lượng trong bối cảnh phục vụ Catering - nhiều người cùng một lúc, tại địa điểm xa lạ.

Tuy nhiên, điều này có thể ảnh hưởng đến nhận diện thương hiệu và bản sắc riêng của đơn vị (đặc biệt là những nhà hàng cao cấp). Bởi thực đơn tại chỗ hay cung cấp tận nơi không có nhiều khác biệt về chất lượng. Do vậy, 20 hoặc 40% món mới là gợi ý PITO khuyến khích bạn áp dụng khi xây dựng thực đơn Catering. Đó có thể là sự kết hợp mới lạ của các nguyên liệu truyền thống, sự sáng tạo từ món ăn sẵn có hoặc các món đặc biệt dành cho từng dịp, từng sự kiện cụ thể…

2. Chú trọng hình thức và cách trình bày

Tiệc tại chỗ, các đầu bếp, nhân viên phục vụ dễ dàng kiểm soát về hình thức món ăn và cách trình bày bàn tiệc. Tuy nhiên, với Catering - tiệc tận nơi, món ăn được làm sẵn tại bếp và vận chuyển đến nơi tổ chức tiệc, phần trình bày được thực hiện tại không gian tiệc với định lượng lớn.

Do vậy, trong quá trình xây dựng thực đơn catering, các đơn vị không chỉ tập trung vào chất lượng món ăn mà cần hình dung rõ ràng về cách trình bày với những công cụ, dụng cụ phù hợp. Dụng cụ ăn của thực khách cũng là yếu tố cần được quan tâm và nhắc đến trong thực đơn này.

Với những bữa tiệc, sự kiện đặc biệt, đòi hỏi cao về hình thức, đơn vị catering chủ động chuẩn bị các hạng mục trang trí kèm theo như bục kê, chậu hoa, tentcard (bảng tên giới thiệu món ăn), toothpick-flag và các đồ vật trang trí theo chủ đề. Các hạng mục này nên được xây dựng chỉn chu và trình bày cùng với thực đơn catering, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị, vừa là cách “up-selling”, nâng cao giá trị đơn hàng.

3. Luôn áp dụng số lượng đặt hàng tối thiểu

Khác với thực đơn phục vụ tại chỗ hay thực đơn trên các ứng dụng giao hàng, khi xây dựng thực đơn catering bạn cần tính toán kỹ lưỡng và nêu rõ về số lượng đặt tối thiểu của mỗi đơn hàng (minimum order). Điều này không chỉ giúp các đơn vị catering chủ động trong quá trình chuẩn bị mà còn tối ưu chi phí vận hành.

Với dịch vụ catering chi phí vận hành bao gồm nhiều hạng mục từ vận chuyển, bảo quản thực phẩm đến nhân sự phục vụ. Những chi phí này luôn có, với bất kỳ đơn vị catering nào, dù là 10 hay 100, 1.000 thực khách. Do vậy, nếu bạn chấp nhận đơn đặt hàng với số lượng ít, chi phí vận hành có thể tăng lên đáng kể. Ngược lại, nếu có sự tính toán ngay từ đầu về số lượng tối thiểu bạn có thể cân đối về chi phí và lợi nhuận. Ví dụ với tiệc Tea Break, giá bán 90.000đ/khách:

• Áp dụng tiệc từ 50 khách trở lên.
• 30 khách - 50 khách: phụ thu 300.000đ/tiệc.
• Dưới 30 khách: phụ thu 500.000đ/tiệc.
• Dưới 15 khách không nhận tiệc.

4. Sẵn sàng nâng cấp phân khúc thực đơn

Catering vốn cung cấp cho đa dạng sự kiện và đối tượng thực khách, một thực đơn cố định và cơ bản như nhà hàng, quán ăn, tiệm bánh… đang có không thể đáp ứng đủ nhu cầu thị trường. Thế nên khi xây dựng thực đơn catering, bạn cần chủ động chuẩn bị các hạng mục, món ăn hoặc yếu tố có liên quan để sẵn sàng nâng cấp phân khúc thực đơn, từ cơ bản lên cao cấp, premium, luxury hay thực đơn theo mùa.

Với kinh nghiệm làm việc cùng cộng đồng đối tác, đã và đang thành công trong lĩnh vực catering, PITO gợi ý bạn một số cách nâng cấp phân khúc thực đơn, đơn giản, dễ áp dụng như sau:

• Thay đổi/bổ sung các món ăn làm từ các nguyên liệu cao cấp
• Sử dụng công cụ, dụng cụ cao cấp (sành, sứ, thuỷ tinh…)
• Trang trí bàn tiệc theo những chủ đề riêng hoặc hoa tươi
• Xây dựng thực đơn catering theo mùa với những món ăn đặc trưng
• Bổ sung nhân sự phục vụ theo hình thức pass around
• ...

5. Thường xuyên điều chỉnh thực đơn

Bên cạnh việc chủ động và sẵn sàng nâng cấp phân khúc, các đơn vị catering cũng nên thường xuyên điều chỉnh thực đơn. Bởi thực đơn catering không cố định trong một khuôn khổ, một nhóm món ăn hay một thời điểm cụ thể mà nên thường xuyên thay đổi theo nhiều yếu tố, chẳng hạn:

• Theo xu hướng ẩm thực: Để duy trì sự hấp dẫn và cạnh tranh trong ngành, bạn cần cập nhật thực đơn dựa trên những xu hướng ẩm thực mới, đáp ứng đúng nhu cầu và sở thích của khách hàng. Lưu ý, hạn chế trường hợp “đu trend”, ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh bền vững.
• Theo mùa: Các loại hải sản, trái cây, nấm, rau củ… có sự biến đổi theo từng mùa, vụ trong năm. Việc thay đổi thực đơn, kết hợp thực phẩm theo mùa vừa giúp bạn tận dụng những nguyên liệu tươi ngon, cung cấp các món ăn hấp dẫn vừa tối ưu chi phí nguyên liệu (thực phẩm theo mùa giá thành luôn hợp lý hơn thực phẩm trái mùa).
• Theo phản hồi của khách hàng: Hợp tác cùng PITO, sau mỗi đơn catering, đối tác đều nhận được những phản hồi của khách hàng qua hệ thống, từ đó có kế hoạch phát huy hoặc cải thiện về thực đơn và quy trình vận hành tốt hơn. Những đánh giá, phản hồi của khách là chất liệu tuyệt vời để điều chỉnh, tối ưu hoặc xây dựng thực đơn catering mới.
• Theo nguồn cung ứng và chi phí nguyên liệu: Dù là thực đơn trực tiếp tại nhà hàng, tiệm bánh hay thực đơn catering, yếu tố nguồn cung và chi phí nguyên liệu tác động lớn đến giá cả sản phẩm/món ăn trong tiệc. Do vậy, thường xuyên xem xét và điều chỉnh giá cả và thành phần thực đơn để đảm quá trình kinh doanh luôn thuận lợi.

Trên đây là tổng hợp của PITO, sau nhiều năm đồng hành cùng các nhà hàng, bếp ăn, tiệm bánh… bổ sung và chuyển đổi mô hình kinh doanh truyền thống, tại chỗ sang hình thức catering, phục vụ tiệc tận nơi (cho doanh nghiệp). Nếu còn những điều đặc biệt khác, PITO chưa đề cập, bạn đừng ngại để lại bình luận, trao đổi thêm cùng chúng tôi nhé!